「行田町会ホームページ」運用方針

ホームページ運用目的

1. 町会活動を公開し、行事や活動予定を前もって周知します
2. 理事会開催内容や回覧配布物などを、最新のものだけでなく、過去に遡って確認できる情報を提供します
3. 防犯・防災情報を積極的に発信し、地域に役立つ有益な情報提供を心がけます
4. 塚田地区周辺の歴史や街並みを紹介し、地域の魅力を発信します
5. 船橋市公式ホームページ等の生活に便利な情報（リンク先）を紹介します
6. ホームページ、電子回覧板、LINE公式アカウントその他のデジタル手段を活用し、会員にとって分かりやすく利用しやすい情報提供を行います

管理担当部署

当ホームページを管理する担当部署はIT推進委員会とします。

1. ホームページの管理運用に関すること
2. ホームページの掲示内容に関すること
3. ホームページのセキュリティに関すること
4. 人権及び個人情報の保護に関すること
5. 知的所有権に関すること
6. ホームページに掲載するDX関連情報の公開範囲の確認に関すること
7. 前各号に掲げるもののほか、ホームページの管理運用に関すること

ホームページ管理者

ホームページの適正な管理運用を図るため、行田町会ホームページ管理者（以下、GHP管理者という。GHP管理者は原則として「IT委員会副会長」）を置きます。

1. GHP管理者は、ホームページの管理運用を統括します
2. GHP管理者は、ホームページの企画、制作、公開その他の事務を担当するホームページ委員（以下「GHP委員」という）を執行部並びに役員（組長）の中から選任します

GHP管理者およびGHP委員の責務

1. ホームページの記事等の掲載
2. ホームページ掲示内容の個人情報保護
3. ホームページの維持改善
4. ホームページの構成変更
5. ホームページに掲載するDX関連情報の内容確認及び公開範囲の確認

コンテンツの構成・掲載内容

1. コンテンツへの掲載は、GHP管理者及びGHP委員がチェックし、会長が承認します
2. メールによる問い合わせは、GHP管理者及びGHP委員が問合せ内容を確認し、担当部署に連絡の上対応します
3. デジタル活用に関する情報を掲載する場合は、住民サービスの向上に資する内容、利用方法の概要その他必要な案内に限ります
4. 行田町会ホームページ上で運用するAIチャットボット（ぎょだまる）は、『行田町会AIガイドライン』に準拠して運用します
5. AIチャットボットが提供する回答は、住民サービス向上のための案内又は参考情報として取り扱い、町会の正式決定、個別判断又は法的助言等を行うものではありません
6. AIチャットボットの掲載内容、応答内容及び案内表示については、GHP管理者が修正又は停止の判断を行います

情報の収集・提供

1. 町会は、町会活動における情報の収集に努めます
2. 町会執行部、各委員会及び組長が町会活動における有益な情報を収集したときは、速やかに、GHP管理者もしくはGHP委員に当該情報を提供します
3. 電子回覧板、LINE公式アカウント、防災情報その他のデジタル活用に関する掲載候補情報についても、前項と同様とします

情報の公開

ホームページに情報を公開する場合は必ず、町会長並びにGHP管理者の承認を受けます。また、訂正や削除の要請があった場合は、理事会で審議し適切な対応をとります。

DX情報の取扱い

1. 町会は、ホームページ、電子回覧板、LINE公式アカウントその他のデジタル手段を活用し、地域住民への情報提供及び利便性の向上に努めます
2. ホームページには、デジタル活用の目的、利用方法の概要、住民サービス向上に資する内容を掲載します
3. 電子回覧板、LINE公式アカウント、災害時の情報伝達及び安否確認体制に関する情報は、必要な範囲の概要に限って掲載します
4. デジタル活用に関する技術的構成、内部運用手順、効果の詳細、将来計画その他内部管理情報は掲載しません
5. 安否確認に関する個別情報、世帯ごとの連絡先、応答状況、要配慮情報その他個人情報は、ホームページに掲載しません
6. デジタル活用に関する情報の掲載に当たっては、住民にとって分かりやすく、安心して利用できる表現に努めます

公開禁止情報

1. 法令に違反し、又は違反するおそれのあるもの
2. 公の秩序又は善良の風俗に反するもの
3. 人権を侵害し、又はそのおそれのあるもの
4. 第三者を誹謗中傷し、又は第三者に不利益をもたらすもの
5. 公共の福祉に反するもの
6. 児童又は青少年の育成に悪影響を及ぼすおそれのあるもの
7. 宗教又は思想、政治思想に関するもの
8. ID、パスワード、認証情報その他ホームページ又は関連システムの安全管理に支障を及ぼすおそれのあるもの
9. 前各号に掲げるもののほか、GHP管理者が掲載できないと判断したもの

情報の非公開

氏名と次に掲げる事項を連結させた個人情報は、町会事務を遂行するために必要なものであっても掲示しません。

1. 住所
2. 生年月日（年齢）
3. 電話番号（携帯を含む。）
4. メールアドレス全般
5. 世帯構成、連絡網、安否確認に関する個別情報
6. 要配慮情報その他個人の権利利益を害するおそれのある情報
7. 上記に掲げるもののほか、町会長またはGHP管理者が掲載してはならないと判断した情報

個人情報保護

1. 町会が作成した文書、写真、画像等を提供する場合は、当該情報に町会ロゴマークを付けて掲示し、著作権に留意します
2. 個人が特定できる写真については、本人の承諾を得た場合のみ掲載します
3. 掲載後に本人から削除の申し出があった場合は、速やかに削除します
4. 問合せフォーム、電子回覧板、LINE公式アカウントその他デジタル手段を通じて取得した個人情報については、町会の定めるプライバシーポリシーに従い適切に取り扱います

改定

本方針の改定は、理事会にて審議し実施します。